Workflows

Hier erhalten Sie Informationen zu den AHP Portal Workflows. Mit ihrer Hilfe können Geschäfts-, Bearbeitungs- und Verwaltungsprozesse schnell und effektiv abgebildet werden.

Die standardmäßig konfigurierten Basis-Workflows decken ein breites Spektrum von Prozessen ab. Das Anlegen, Bearbeiten oder Löschen von Benutzern, das Zuweisen von Applikationen und Services ist damit ebenso vereinfacht, wie das Anlegen oder Löschen eines Clients oder virtueller Maschinen. Auch eine zeitliche Komponente kann hinterlegt werden, so dass verknüpfte Aktionen erst zu einem späteren, vorgegebenen Zeitpunkt ausgeführt werden.

Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie Workflows erstellen und wie Sie Standard-Workflows einer Kundenumgebung anpassen können.

Es besteht grundsätzlich die Möglichkeit die Standard-Workflows zu nutzen. In diesem Fall ist es ratsam zu überprüfen, ob die Workflow-Items und Standardwerte für die jeweilige Kundenumgebung nutzbar sind. Die Workflow-Items führen die tatsächlichen Aktionen mit Hilfe des AHP One Job Servers über den Provider auf dem Backendsystem aus. Passen diese nicht, besteht die Möglichkeit die Workflows zu kopieren, anzupassen und neue Workflows zu konzipieren. Wenn es erforderlich ist einen oder mehrere Workflows beispielsweise in eine andere Umgebung zu übertragen, so ist dies komfortabel über die Export-/Import-Funktion möglich. Für noch mehr Flexibilität von Workflows können auch zwingend erforderliche und optionale Workflow-Funktionen als solche markiert werden.

  1. Workflow erstellen
  2. Öffnen Sie im Navigationsbereich Plattform die Kachel Workflows Verwaltung.
  3. Die Übersicht der Workflow Verwaltung öffnet sich mit den Optionen Workflow Kategorie, Workflow Name und Funktionen.

In Abhängigkeit von der jeweiligen Workflow Kategorie (1) werden im Standard verschiedene Workflows angeboten. Zu diesen Workflows wiederum können über den Workflow-Namen (2) die entsprechenden Funktionen (3), Parameter (4) und deren Variablen (auf dem folgenden Bild grün dargestellt) aufgerufen und bearbeitet werden. Über die Aktionsfelder (5) stehen Ihnen die Optionen Aktualisieren der Ansicht, Kopieren eines Workflows, Export eines Workflows, Import eines Workflows und Hinzufügen eines Workflows (von links nach rechts) zur Verfügung.

Workflow_Start
Abbildung: Plattform > Workflow Verwaltung
 
Warnung

Bitte beachten Sie, dass ab dem Release 4.6 kontinuierlich ein neues Feature implementiert wird. Dabei werden die zwingend erforderlichen Funktionen der Workflows als solche gekennzeichnet dargestellt. Für den Workflow Standard User ist dies bereits umgesetzt.

Workflow Kategorie Computer

  • Workflow Name
  • Delete VMware Computer

Workflow Kategorie Product

  • Workflow Name
  • WvD Create AHP Symphony
  • Book App AHP Symphony
  • WVD Delete AHP Symphony
  • Unbook App AHP Symphony
  • Microsoft 365 E5
  • Microsoft E5 Removal

Workflow Kategorie User

  • Workflow Name
  • Standard User
  • Standard Administrator
  • Delete User only in AHP One DB
  • Delete User in AHP One and AD
  • Delete User complete
  • Rename User
  • Delete Admin only in AHP One DB
  • Delete Admin in AHP One and AD

Workflow Kategorie Tenant (optional)

Workflow Kategorie Contact

  • Workflow Name
  • Standard Contact
  • Delete Contact only in AHP One DB
  • Delete Contact complete

Workflow Kategorie Mailbox

  • Workflow Name
  • Standard Shared Mailbox
  • Delete Shared Mailbox only in AHP One DB
  • Delete Shared Mailbox complete
  • Standard Room Mailbox
  • Delete Room Mailbox in AHP One DB
  • Delete Room Mailbox in AHP One and AD
  • Delete Room Mailbox complete
  • Standard Equipment Mailbox
  • Delete Equipment Mailbox only in AHP One DB
  • Delete Equipment Mailbox in AHP One and AD
  • Delete Equipment Mailbox complete

Workflow Kategorie Synchronization

  • Workflow Name
  • Delete User only in AHP One DB - ADSync
  • Delete Shared Mailbox only in AHP One DB - ADSync
  • Delete Room Mailbox only in AHP One DB - AD Sync
  • Delete Equipment Mailbox only in AHP One DB - AD Sync
  • AD Sync
  • O365Sync

Workflow Kategorie Powershell

  • Möglichkeit zur Erstellung der Workflows (sind nicht per Default angelegt)
  • Powershell_User
  • Powershell_Group
  • Powershell_Computer
  1. Öffnen Sie über die Plus-Schaltfläche die Dialogbox zur Erstellung eines neuen Workflows.
  2. Die Dialogbox öffnet sich mit der Option einen Workflow Typen aus dem Drop-down-Menü auszuwählen.
Neuen Workflow erstellen
Abbildung: Dialogbox Workflow erstellen
  1. Wählen Sie den gewünschten Workflow aus, vergeben Sie einen Namen und bestätigen Sie die Eingabe durch Klicken der Ok-Schaltfläche.
  2. Der Workflow wird hinzugefügt, muss aber mit mindestens einer Funktionskategorie verknüpft werden, um ihn speichern und nutzen zu können.
  3. Fügen Sie dem Workflow die gewünschte Funktionskategorie oder Kategorien per Drag-and-drop hinzu und speichern Sie die Daten.
Workflow und Funktion verknpüfen
Abbildung: Funktion einem Workflow hinzufügen

Über den Pfeil vor einer Funktionskategorie (1) öffnet sich die Übersicht der Funktionen, die hinterlegt sind.

Workflow Funktionen
Abbildung: Hinterlegte Funktionen der Funktionskategorie AHP One

Ist eine Funktion per Drag-and-drop zu dem Workflow hinzugefügt, öffnet sich die Dialogbox mit der Übersicht der jeweiligen Funktionsparameter, die angegeben und bearbeitet werden können.

Workflow anpassen

 
Warnung

Die Workflows stehen immer in Verbindung zu einem Provider, daher ist es vor Anpassung von Workflows erforderlich, dass die Provider konfiguriert sind (sehen Sie auch Provider Verwaltung).

  1. Wählen Sie die Workflow Kategorie und den Workflow Namen aus.
  2. Die Übersicht der dazugehörigen Standard-Funktionen (1) und Parameter (2) öffnet sich. Das angeführte Beispiel zeigt die Übersicht des Standard-Workflows zur Anlage eines Benutzers. Außerdem eine Übersicht der Funktionen (3), die dem Workflow hinzugefügt werden können.
Workflow anpassen
Abbildung: Workflow anpassen

Sie haben die Möglichkeit, die jeweilige Funktion und Parameter über die Stift-Schaltfläche zu editieren oder über das X zu löschen. Ferner kann der Workflow über die Auswahl an Funktionen (3) erweitert werden.

Via Drag-and-drop kann die gewünschte Funktion einem Workflow hinzugefügt werden.

Das Aktionsfeld Workflow kopieren öffnet die entsprechende Dialogbox, in welcher der Workflow Typ und Name der Kopie vergeben werden kann.

 
Vorsicht

Eine Auflistung aller Workflow-Items finden Sie hier.

Die einzelnen Workflow-Schritte werden als Jobs vom Job Server (sehen Sie auch AHP One Job Server) abgearbeitet. In der Übersicht ist aufgeführt, welche Jobs erstellt, abgearbeitet, teilweise abgearbeitet oder auch fehlgeschlagen sind.

#12552_Jobs partially done
Abbildung: Übersicht Jobs

Über das Klicken des Informations-Knopfes öffnet sich die Informationsbox mit den Job-Details. So ist es Administratoren möglich, beispielsweise bei fehlgeschlagenen oder nur teilweise abgearbeiteten Jobs nach der Ursache zu sehen.

#12552_Log View
Abbildung: Job Details